Solicitud de espacios

PROTOCOLO DE PRÉSTAMOS DE ESPACIOS CENTRO DE MEMORIA, PAZ Y RECONCILIACIÓN.

1. Las solicitudes de préstamo de espacio deberán ser enviadas al correo electrónico ____________________________ o radicadas en las instalaciones Centro de Memoria, Paz y Reconciliación con el/la asistente administrativo/a con no menos de cinco (5) días hábiles para dependencias de la Secretaria General, para otras entidades u organizaciones con diez (10) días hábiles a la realización del evento o reunión.

2. El Comité interno del Centro de Memoria, Paz y Reconciliación es el competente para aprobar la solicitud de préstamo de espacios una vez se haya verificado la pertinencia misional (la temática referente a la defensa de los derechos humanos, el conflicto armado, la paz y la reconciliación) con la actividad a realizar y la disponibilidad del mismo.

3. Una vez aprobada la realización del evento se informará mediante los correos registrados en el formato, en un término de dos (2) días hábiles para dependencias de la Secretaria General, para otras entidades u organizaciones con cinco (5) días hábiles a la realización del evento o reunión luego de realizada la solicitud. Para las entidades u organizaciones externa a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, se deberá remitir la póliza de garantía (póliza civil extracontractual por daños a terceros no inferior a 200 SLMV que puede ser adquirida en cualquier aseguradora) y la carta de responsabilidad por daños a los bienes muebles, inmuebles y personales que pudieran ocurrir durante la realización del evento, dicho documento deberá ser suscrito por el representante legal de la entidad u organización solicitante del espacio con mínimo 3 días previos a la realización del evento, so pena de no realizarse el mismo.

4. El solicitante deberá hacer presencia por lo menos una (1) hora antes del inicio del evento, para recibir el espacio, ajustar detalles técnicos y logísticos. En caso de requerir pruebas de sonido y/o de luces y/o ensayos en el auditorio deberán hacer presencia por lo menos dos (2) horas antes y enviar con anterioridad el protocolo o programación del evento con no menos de dos (2) días de anterioridad a la realización del evento, so pena de cancelar el evento.

5. El Centro de Memoria, Paz y Reconciliación no presta servicios de de acarreos (trasteos), catering (alimentación, refrigerios, etc.), logística (acomodadores, seguridad, etc.), estos servicios deben ser suministrados por los organizadores del evento y concertados con anterioridad con el personal del Centro.

6. Al momento de finalizar el evento el funcionario responsable de la solicitud de préstamo, deberá entregar los espacios solicitados al equipo administrativo del Centro de Memoria, Paz y Reconciliación con el fin de verificar el estado de los mismos.

7. El incumplimiento de cualquiera de los requerimientos, anteriormente señalados dará lugar a cancelación del evento, cobro de la póliza o exigencia de la carta de responsabilidad. 8. El horario de programación de eventos es de Lunes a Viernes de 7:00 am a 7:00 pm.

Descargar formato para solicitud de espacios

 

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